Durante a pandemia, a existência de três papéis que desempenhamos simultaneamente, emergiram e muitas pessoas não tinham se dado conta disso. São eles, o pessoal, o familiar e o profissional. Manter o devido equilíbrio entre eles, talvez seja um dos maiores desafios do gestor de uma empresa no momento de tomar uma decisão. O que fazer primeiro: o que é importante ou o que é urgente?
Os papas da administração e da estratégia dizem que quando existe um acúmulo de coisas urgentes é porque na realidade faltou planejamento lá atrás, no começo de tudo.
Mas como reconhecer o que, de fato, é importante ?
Dia desses lendo os resultados de uma pesquisa na área das neurociências aplicada ao marketing me deparei com a seguinte afirmação: tudo que é importante deve atender a dois requisitos básicos - ser atraente e relevante. Uma coisa atraente é algo que chama a atenção, que desperta interesse nas pessoas. Já, uma relevante, é aquela que faz a diferença, que causa impacto na vida das pessoas, onde vivem ou nas atividades que desempenham. Faz todo o sentido porque, se pensarmos bem, uma coisa que não chame a atenção ou que não provoque nenhum impacto e nem sequer qualquer mudança, não é importante. Pode até ser uma tarefa urgente mas que motivação alguém terá para fazê-la se isso não vir a fazer qualquer diferença para ela, para a comunidade ou para a empresa em que ela trabalha?
Pensando nisso, conta-se que, durante as operações de invasão da Europa pelas tropas aliadas na 2a.Guerra Mundial, um certo general norte-americano de nome Eisenhower, se defrontava com decisões difíceis e que demandavam muitas tarefas simultâneas. Como priorizar?
O general passou a classificar seus desafios segundo duas categorias: o que era importante (ou não) e o que era urgente (ou não). Importantes são atividades que impactam diretamente as metas e resultados de longo prazo. Já as atividades urgentes são aquelas que têm aplicação imediata e prazo definido. Combinando essas duas dimensões, desenvolveu uma matriz com 4 quadrantes que acabou se tornando uma importante ferramenta de gestão para a definição de prioridades. Veja como você pode empregar a matriz no seu dia a dia.
Quadrante 1: o que é importante e urgente - Aqui devem constar as tarefas críticas para a realização do seu trabalho, ou seja, as atividades com alta prioridade e que têm prazo para serem cumpridas. Dica: decida logo.
Quadrante 2: o que é importante mas não urgente - Relaciona as atividades conectadas às suas metas, porém, com um prazo mais elástico ou mesmo, que ainda não tenham uma data fatal definida. Nesses casos, dá tempo de analisar o problema com maior profundidade ou consultar outras pessoas. Mas, cuidado, organize seu tempo, dedicando uma parte dele a essas tarefas para que não acabem se tornando urgentes um dia.
Quadrante 3: o que não é importante e é urgente
Como mencionei no início, muitas vezes somos surpreendidos com demandas carregadas de ansiedade e pressão mas que, na verdade, respirando fundo e analisando melhor, reconhecemos que não são tão importantes naquele momento como pareciam. É o caso de um telefonema recebido durante uma reunião com seu cliente. Se possível, delegue essa tarefa para um assistente, mesmo porque pode ser algo que venha a se tornar importante e, agora, concentre-se no atendimento ao seu cliente e faça o seu melhor.
Quadrante 4: o que não é importante, nem urgente
Neste quadrante são lançadas atividades que nada agregam às suas metas e aos resultados da organização. Pode ser o caso de navegar pela internet para saber o resultado do jogo de futebol do seu time ou do nome ganhador do Oscar de melhor filme. Tranquilamente, podem ser deixadas para depois ou simplesmente eliminadas da sua agenda. Um mentor, com olhar neutro da sua realidade, pode ajudar a classificar suas tarefas e, com isso, você ganhar produtividade.
Ensinamento da semana:
“Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente”. Dwight Eisenhower, 34º
Presidente dos Estados Unidos [1953/1961].
Comentários: